Nhân Viên Lễ Tân Hành Chính

1. Tiếp đón, phát số thứ tự khách hàng khi đến liên hệ công tác/giao dịch;
2. Tiếp nhận hồ sơ của khách hàng khi đến văn phòng, chuyển giao cho phòng thủ tục thực hiện
3. Đón khách và thông báo tới các bộ phận liên quan, tiếp trà/ nước cho cán bộ lãnh đạo và khách hàng;
4. Trực điện thoại và chuyển cuộc gọi đến người cần nhận; giải đáp thông tin khi khách hàng liên hệ đúng theo quy định, đảm bảo khách hàng hài lòng;
5. Tiếp nhận bưu phẩm, thư chuyển phát nhanh/thư nội bộ, giấy tờ/công văn đi đến của công ty và bàn giao lại các phòng ban để xử lý; gọi điện thoại cho bưu cục lấy thư, quản lý toàn bộ thư được gửi đi hằng tháng của các phòng ban
6. Thực hiện công tác lưu trữ văn bản theo quy định
7. Làm đề nghị tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán các hóa đơn chi phí hoạt động cho VP miền Nam như: văn phòng phẩm, nước uống, cây cảnh, tiền điện, phí gửi xe máy nhân viên, thuê máy photo, phí xăng xe ô tô, đỗ xe ô tô hằng tháng, …
8. Vệ sinh cốc chén, bàn ghế, đảm bảo khu vực đón tiếp luôn sạch sẽ, gọn gàng; kiểm soát việc vệ sinh văn phòng của nhân viên vệ sinh
9. Liên lạc các nhà cung cấp sửa chữa máy in, bàn ghế, sa bàn khi có sự cố
10. Hỗ trợ công việc hành chính: mỗi khi có sự kiện, các dịp lễ tết, noel,… tìm nguồn cung ứng (trực tiếp đi mua).
11. Phụ trách chuẩn bị phòng họp, bật video call khi được thông báo.
12. Bật đèn khu vực lễ tân và sảnh trong thời gian làm việc. Bật đèn khu nhà mẫu và màn hình led. Tắt khi nghỉ ăn trưa và kết thúc giờ làm nếu không còn khách đến giao dịch; khóa cửa khu vực văn phòng sau khi hết giờ làm việc
13. Tham gia quản trị cơ sở vật chất: tham gia thống kê, kiểm kê định kỳ cùng bộ phận kế toán, lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo
14. Tham gia thực hiện đảm bảo an ninh & PCCN theo quy định của pháp luật và BQL tòa nhà
15. Quan hệ đối ngoại hành chính: Các ban ngành chính quyền, ban QLTN trong các công việc liên quan đến hành chính (nhân viên lễ tân TP HCM)
16. Hỗ trợ các công việc phòng thủ tục: Kiểm tra hồ sơ, gấp thư thông báo gửi khách hàng (Lễ tân VP HCM)
17. Hỗ trợ giải quyết các yêu cầu hỗ trợ hành chính trong việc tổ chức sự kiện bán
Lưu ý: Nhân viên Lễ tân báo cáo các vấn đề liên quan đến khách hàng cho Trưởng phòng Thủ tục và Chăm sóc khách hàng. Phòng Thủ tục sẽ cử người thay thế vị trí này khi nhân viên Lễ tân vắng mặt (nghỉ phép, nghỉ đột xuất…)

1. Được hưởng các quyền lợi theo Quy định của Công ty;
2. Thưởng lương tháng 13, thưởng, nghỉ lễ Tết theo quy định
3. Làm Thứ 2 đến sáng thứ 7, nghỉ chủ nhật
4. Tham gia BHXH theo quy định

1. Trình độ học vấn/Trình độ chuyên môn: Trình độ Trung cấp/Cao Đẳng/Đại học các ngành Quản lý/Dịch vụ
2. Kinh nghiệm liên quan tới vị trí : Kinh nghiệm 01 năm làm việc tại các trung tâm thương mại/quản lý tòa nhà.
3. Phẩm chất cá nhân/Thái độ làm việc : Nhiệt tình, thân thiện
4. Các kỹ năng cơ bản :
- Kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống và giải quyết mâu thuẫn;
- Tin học văn phòng thành thạo
5. Các kỹ năng bổ sung khác (ngoại ngữ, kỹ thuật…) - Tiếng Anh giao tiếp;

- CV nêu rõ quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc