Việc làm Ngành Hành chính / Thư ký / Trợ lý

Nhiều người vẫn luôn cho rằng, nhân viên hành chính văn phòng và trợ lý, thư ký luôn gắn liền với sự nhàm chán vì "vây quay" hồ sơ, sổ sách, giấy tờ suốt ngày dài trên máy tính.

Tuy nhiên, khi đã tìm hiểu về nó, chúng ta sẽ thấy chẳng có công việc nào đơn điệu và nhạt nhẽo khi có niềm đam mê và yêu thích thật sự. Sự cống hiến cùng những thành tựu đạt được trong nghề sẽ mở ra cho chúng ta rất nhiều cơ hội gắn bó lâu dài trong ngành nghề này.

Tìm hiểu về Hành chính - Trợ lý - Thư ký là nghề gì?

1. Tìm hiểu khái niệm về nghề Hành chính/Thư ký/Trợ lý

Muốn hiểu kỹ hơn về nghề hành chính văn phòng, chúng ta nhất định phải tìm lời giải cho những câu hỏi "Làm hành chính như thế nào?", "Công việc thư ký và trợ lý có gì khác nhau?"... Những thông tin sau đây sẽ giúp bạn làm rõ đáp án là gì để có thể cân nhắc, cẩn trọng đưa ra lựa chọn việc làm thích hợp cho bản thân.

1.1 Hành chính là gì?

Là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ các doanh nghiệp, công ty dù làm việc và kinh doanh trong bất cứ lĩnh vực nào, các nhân viên hành chính văn phòng chính là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ những công việc về công tác văn thư, thủ tục hành chính, lưu trữ dữ liệu.

Bộ phận hành chính văn phòng cũng sẽ là người có thể đưa ra những tư vấn pháp lý để hỗ trợ lãnh đạo cấp trên đưa ra những quyết định thích hợp nhất. Đôi khi, bộ phận Hành chính thường kết hợp với những bộ phận Nhân sự và Kế toán để tiện trao đổi, hỗ trợ cho nhau khi cần.

Một đặc điểm cơ bản nhất của nghề này chính là việc làm giờ hành chính. Khác với công tác kinh doanh, làm công ty tư nhân hoặc làm việc tại nhà theo dự án làm thêm được tự do thoải mái trong giờ giấc công tác của mình thì ngành hành chính yêu cầu nhân viên bắt buộc phải tuân thủ khái niệm giờ hành chính.

Dựa theo giờ hoạt động chính thức của các cơ quan nhà nước vào ban ngày, thông thường dài 8 giờ đồng hồ, không tính đến khoảng thời gian nghỉ trưa giữa hai ca làm việc sáng và chiều, nhân viên văn phòng bắt buộc phải làm việc đảm bảo đúng khung giờ hành chính mà đơn vị quy định từ thứ 2 đến thứ 6 mỗi tuần.

Đối với một số đơn vị, dựa vào tính chất công việc, giờ làm việc có thể linh động bắt đầu sớm hơn hoặc muộn hơn, giờ kết thúc công việc và thời gian nghỉ ngơi giải lao giữa 2 ca làm việc cũng có thể được tăng hoặc giảm cho phù hợp, nhưng vẫn đảm bảo làm việc đủ 8 giờ đồng hồ.

1.2 Công việc hành chính văn phòng là gì?

Nghề này đôi khi được người ta ví von như một "bảo mẫu" của cả doanh nghiệp vì họ chăm lo bao quát cho mọi mặt đời sống, công tác của tất cả các phòng ban. Công việc của họ vừa đa dạng, vừa trải khắp, tổng thể tạo nên một sự tồn tại không thể thay thế được.

Công việc mà nhân viên hành chính phải đảm nhận

• Hỗ trợ chuẩn bị lịch họp, lịch làm việc, công tác, phỏng vấn tuyển dụng hoặc các hoạt động văn hóa nội bộ của doanh nghiệp
• Chuẩn bị công tác văn thư, giấy tờ, soạn thảo và lưu trữ dữ liệu, các văn bản hồ sơ, giấy tờ kinh doanh
• Đảm nhận khâu dịch thuật các văn bản, tài liệu cần thiết theo năng lực và nhiệm vụ được giao phó
• Xử lý thông tin, trả lời điện thoại (nếu có), đôi khi có thể chịu trách nhiệm tiếp đón đối tác, khách hàng và hỗ trợ họ khi cần
• Đề xuất và thực hiện các chính sách về văn hóa, quy định của nội bộ công ty, theo dõi chấm công của nhân viên
• Quản lý, giám sát quá trình sử dụng của các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng phục vụ công việc như văn phòng phẩm, máy tính để bàn, nước uống, trà bánh cà phê... để kịp thời bổ sung và thay mới khi cần, không ảnh hưởng tới năng suất công việc cũng như đãi ngộ đời sống của mọi người
• Hỗ trợ xây dựng văn hóa làm và môi trường làm việc cho doanh nghiệp, xử lý những mâu thuẫn tồn tại bên trong, gắn kết các phòng ban, nhiên viên với nhau, tổ chức chăm sóc và thăm khám định kỳ sức khỏe cho mọi người...
• Tư vấn cho ban lãnh đạo một số vấn đề về pháp lý, quy định của Nhà nước nói chung và doanh nghiệp nói chung để đưa ra các quyết định, các kế hoạch và phương hướng phát triển thích hợp trong lâu dài

1.3 Thư ký, trợ lý là gì?

Trợ lý và thư ký thường là những nhân viên chịu trách nhiệm cho công tác hỗ trợ, giúp đỡ và chuẩn bị để hoàn thành tốt nhiệm vụ điều hành và quản lý chung trong văn phòng.

Thông thường, công việc của họ liên quan tới sổ sách, giấy tờ, các văn bản, soạn thảo tài liệu và hợp đồng, sắp xếp tư liệu, hồ sơ về công việc và khách hàng, chuẩn bị lịch công tác, họp hành và hành chính cho cấp trên trực tiếp.

Trước đó, công việc của trợ lý và thư ký thường được định kiến chỉ nằm trong những việc lặt vặt, tay chân, không đóng góp gì nhiều cho thành tựu chung nhưng hiện nay, với quy mô công việc ngày càng mở rộng, yêu cầu kỹ năng và chuyên môn tăng cao, nhân viên nghề này đang dần chuyển mình để trở thành những cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo.

Thư ký là gì và làm những công việc nào?

1.4 Công việc của thư ký, trợ lý

Một số công việc mà thư ký và trợ lý đảm nhận là:

• Hỗ trợ công việc văn phòng
• Chuẩn bị báo cáo, sổ sách, tài liệu và biên bản cần thiết
• Chịu trách nhiệm liên lạc, gửi thư từ, điện thoại với khách hàng
• Đảm nhận các nhiệm vụ chuyên biệt liên quan tới từng ngành và lĩnh vực khác nhau mà mình đang công tác, được cấp trên giao phó

Ví dụ như: Trợ lý pháp lý sẽ tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến pháp luật, quy định của nhà nước; thư ký kỹ thuật thì giúp đỡ công việc liên quan tới nghiên cứu khoa học hoặc công việc của các kỹ sư như báo cáo phương trình toán học, đồ họa...

Nhiều người thường nhầm lẫn và không phân biệt được đâu là thư ký, đâu là trợ lý, giữa họ có gì khác nhau hay không vì nhiều điểm tương đồng, giao thoa. Nhưng nhìn vào bản chất công việc được giao phó, sự khác biệt về chức năng và nhiệm vụ giữa hai công việc này dần dần tách biệt rõ ràng hơn. Do đó, một văn phòng thậm chí có thể sở hữu cả hai chức vụ trợ lý và thư ký để bổ sung cho nhau.

Lấy ví dụ một thư ký giám đốc, họ có thể là bộ mặt thứ 2 của doanh nghiệp sau ban lãnh đạo để chuẩn bị những tài liệu, văn bản và hợp đồng quan trọng cho sếp, sắp xếp lịch trình công tác và họp hành cho các phòng ban, chuẩn bị hội nghị, công tác hậu cần, văn thư... Tổng thể lại, 60% công việc sự vụ lặt vặt và 40% công vụ làm nên một thư ký.

Còn một trợ lý giám đốc thì chủ yếu hỗ trợ các công việc thiên về trình độ chuyên môn, bằng cấp, kỹ năng chuyên nghiệp nhiều hơn. Đó có thể là kỹ năng ngoại giao, đàm phán, quản lý hành chính, quản lý thời gian, làm việc nhóm, báo cáo công việc, lên ý tưởng kế hoạch...

2. Những kỹ năng để làm việc hành chính, thư ký và trợ lý

2.1 Năng lực chuyên môn công việc yêu cầu

Ít nhất, để hoàn thành tốt những nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, khi tuyển nhân viên văn phòng hay tuyển dụng thư ký, trợ lý cần có sự hiểu biết rõ ràng, sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Các thao tác thành thạo sẽ giúp công việc đạt hiệu quả và năng suất tối ưu.

Bên cạnh đó, bản thân nhân viên phải nắm rõ nghiệp vụ thì mới có khả năng hướng dẫn, truyền đạt và phân bổ công việc cho những người xung quanh, biết cách sử dụng các công cụ, trang thiết bị cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ hành chính văn phòng hoặc trợ lý, thư ký. Đối với những lĩnh vực kinh doanh và làm việc khác nhau của mỗi doanh nghiệp, năng lực này sẽ có sự thay đổi về chuẩn mực riêng.

Ngoài ra, các kiến thức xã hội, tự nhiên thông thường, những tin tức nóng quan trọng trong ngày về bóng đá, thể thao, môi trường, chính trị... cũng rất cần thiết trong ngành nghề này. Chúng sẽ giúp nhân viên ghi điểm và tạo ấn tượng tốt hơn với cấp trên trong mọi thời điểm cần đến.

Thư ký và trợ lý cần có kỹ năng làm việc hiệu quả

2.2 Ngoại hình

Ngoại hình là một ưu thế tuyệt đối dành cho những ai đang có nhu cầu tìm việc hành chính văn phòng hoặc muốn trở thành một thư ký, trợ lý. Ứng viên không nhất định phải như người mẫu, có gương mặt xinh đẹp như "chim sa cá lặn", "nghiêng nước nghiêng thành" nhưng nhà tuyển dụng sẽ tạo điều kiện ưu ái hơn cho những ai có ngoại hình khá trở lên, diện mạo sạch sẽ, chỉn chu, có phong thái chuyên nghiệp và ưa nhìn.

Do tính chất công việc yêu cầu, lại thường xuyên làm việc và tiếp xúc với nhiều người, đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp, của cấp trên, các nhân viên bộ phận hành chính cũng như trợ lý, thư ký của sếp thường phải chú ý tới cách ăn mặc lịch sự, gọn gàng, thể hiện sự lịch thiệp và tao nhã, phong thái nhanh nhẹn, nói chuyện hoạt bát và duyên dáng.

Nếu tạo ra và thể hiện được những ưu điểm này ngay trong lần đầu gặp mặt, chắc chắn cơ hội tìm việc làm văn phòng này sẽ mở rộng đối với mỗi ứng viên.

2.3 Kỹ năng giao tiếp

Dù trong bất cứ công việc nào nói chung và ngành nghề hành chính, trợ lý, thư ký nói riêng, kỹ năng giao tiếp và ứng xử cơ bản luôn là yếu tố quan trọng để làm nên một sự nghiệp phát triển. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao phó, xây dựng văn hóa doanh nghiệp hòa đồng, thân thiện, đơn vị tuyển dụng sẽ tìm kiếm những ứng viên đủ tinh tế và thông minh để có thể xử lý mọi tình huống khôn khéo, duy trì quan hệ hài hòa với mọi người.

2.4 Năng lực ngoại ngữ

Hiện nay, hầu như toàn bộ các doanh nghiệp, công ty hay tổ chức đều có nhu cầu tiếp cận các nguồn thông tin thế giới một cách nhanh nhất, cũng như có các hoạt động kinh tế liên quan tới đối tác nước ngoài. Do đó, ngoại ngữ đang là kỹ năng cơ bản mà mọi nhân viên cần có.

Chưa kể, nhân viên hành chính hoặc trợ lý đôi khi cũng phải đảm nhận vai trò phiên dịch viên thay cho sếp. Họ cần trang bị kỹ năng ngoại ngữ, tối thiểu là những ngoại ngữ thông dụng nhất như là tiếng Anh, bên cạnh đó là một số ngoại ngữ khác có liên quan tới nghiệp vụ quan trọng của công ty. Ví dụ như, công ty liên doanh với Nhật Bản thì cần bổ sung thêm các chứng chỉ tiếng Nhật. Đây chính là một ưu điểm tuyệt vời để gia tăng lợi thế cho ứng viên trước mặt nhà tuyển dụng.

2.5 Có kỹ năng tin học văn phòng

Không một đơn vị nào tuyển nhân viên hành chính mà không yêu cầu kỹ năng tin học văn phòng. Các ứng viên không chỉ được yêu cầu về kỹ năng máy tính cơ bản như soạn thảo văn bản, soạn thảo giấy mời, văn bản hành chính... mà sẽ cần thành thạo những thao tác nghiệp vụ hơn cả.

Ví dụ như sử dụng Excel thành thạo để quản lý thu chi, sử dụng Power Point thường xuyên để thiết kế những bản thuyết trình, trình bày báo cáo,... Khả năng đánh máy cũng phải đạt được trình độ cao, tốc độ nhanh, ít sai sót để kịp thời ghi lại biên bản của mọi cuộc họp diễn ra cho sếp quản lý.

Nếu kỹ năng tin học văn phòng đơn giản nhất mà chúng ta cũng không thể xử lý thành thạo, nhanh nhạy thì rất khó ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Do đó, vị trí hành chính - trợ lý sẽ không còn phù hợp với bạn.

Những kỹ năng cần có để đảm bảo yêu cầu công việc đề ra là gì?

2.6 Có kỹ năng trình bày, diễn thuyết tốt

Khi tham gia các vị trí tuyển dụng nhân viên văn phòng như tuyển thư ký hay tuyển trợ lý, ứng viên phải luôn nắm rõ rằng, công việc của mình sẽ là người đại diện cho tiếng nói của cấp trên, của lãnh đạo trước nội bộ công ty và với cả những doanh nghiệp, đối tác bên ngoài. Là hình ảnh và gương mặt thứ hai của doanh nghiệp, bắt buộc mỗi lời người thư ký, trợ lý nói ra đều có giá trị quan trọng.

Do đó, kỹ năng trình bày súc tích, ngắn gọn nhưng phải rõ ràng, không dài dòng, không mập mờ, dễ gây hiểu nhầm để thông tin cần truyền tải được đưa tới những vị trí cần thiết một cách chính xác. Chỉ một lời nói sai trước mặt đối tác cũng có thể khiến họ mất cảm tình với cả doanh nghiệp, cũng như một chỉ thị gây hiểu lầm cũng khiến cấp dưới không thể hoàn thành nhiệm vụ được đề ra theo đúng ý của lãnh đạo.

Vì vậy, đơn vị tuyển dụng luôn kiểm tra ứng viên có kỹ năng trình bày và thuyết trình có bài bản, chuyên nghiệp và rõ ràng hay không.

2.7 Có tư duy logic, hợp lý và nhanh nhạy

Để trở thành cánh tay phải đắc lực, trợ giúp công việc của cấp trên trong mọi lúc mọi nơi, một người trợ lý xuất sắc không chỉ chờ đợi chỉ thị do lãnh đạo chỉ ra mà còn biết cách chủ động quan tâm tới trách nhiệm, sắp xếp các nhiệm vụ, sàng lọc ra những bộ phận mình có thể xử lý để giảm thiểu gánh nặng của cấp trên.

Để hoàn thành tốt điều đó mà không vượt quyền, họ phải có được tư duy logic hợp lý và nhạy bén, nắm rõ giới hạn của mình, từ đó mới có thể xử lý mọi vấn đề nhanh chóng trong phạm vi thẩm quyền của mình.

2.8 Có tính cách tỉ mỉ, cẩn trọng và ngăn nắp

Tuyển nhân viên hành chính văn phòng luôn được ví von là tìm người "làm dâu trăm họ" vì họ phải tiếp xúc và làm việc sao cho thỏa mãn tất cả phòng ban, bộ phận và nhân viên trong nội bộ công ty. Công việc yêu cầu ứng viên phải có tính cách tỉ mỉ và cẩn trọng trong mọi chi tiết từ lớn tới nhỏ.

Do tiếp xúc với nhiều loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách, chỉ cần sai sót một dấu chấm hoặc dấu phẩy cũng có thể đem tới những ảnh hưởng nghiêm trọng. Và khi cấp trên hoặc những người có liên quan hỏi tới hồ sơ, hợp đồng nào, nhân viên hành chính cũng phải nắm rõ vị trí lưu trữ để nhanh chóng tìm ra, tránh lãng phí thời gian, làm chậm hiệu suất làm việc của mọi người.

Vì thế, sự ngăn nắp và cẩn trọng khi tìm việc nhân viên văn phòng của ứng viên trong ngành nghề này luôn được đề cao lên hàng đầu. Nếu không, dù đã thông qua quá trình tuyển dụng, bạn vẫn có thể bị mất việc dễ dàng như chơi.

Cơ hội việc làm trong nghề hành chính có nhiều không?

3. Cơ hội việc làm hành chính, thư ký và trợ lý

Không như suy nghĩ của rất nhiều người, nhu cầu tuyển dụng hành chính văn phòng đang có trên thị trường là rất lớn và hứa hẹn khả năng thăng tiến ổn định trong tương lai chứ không chỉ giậm chân tại chỗ. Chưa kể, thông thường, lộ trình thăng tiến của một số công ty dành cho chuyên viên hành chính cũng được quy định khá rõ ràng.

Ví dụ như:

• Cấp độ nhân viên: lễ tân, nhân viên hỗ trợ hành chính...
• Cấp độ thư ký: thư ký riêng, thư ký tổng quát hành chính, trợ lý hành chính, trợ lý riêng...
• Cấp bậc quản trị: trưởng phòng hành chính, giám đốc hành chính

Do nhiệm vụ và trách nhiệm của một nhân viên hành chính ngày càng mở rộng, hỗ trợ được rất nhiều công việc khác nhau, mức tăng trưởng của nghề cũng đạt con số khá ấn tượng. Các đơn vị lao động tại Mỹ từng thống kê rằng, từ giờ đến năm 2024, ít nhất mỗi năm tuyển dụng thư ký sẽ còn tăng thêm 3% về nhu cầu.

Do kết hợp với công nghệ mới và sự tự động hóa ngày một tiến bộ theo thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay, các nhân viên văn phòng dễ dàng thích nghi với nhiều thay đổi trong nhiệm vụ, cũng như môi trường công tác văn phòng, với khối lượng công việc nhiều và rộng hơn hẳn.

Họ đóng vai trò cầu nối không thể thiếu trong một doanh nghiệp vì đảm nhận quan tâm, giám sát và xử lý mọi mặt hành chính, do đó, họ có sự hiểu biết tường tận về các hoạt động đang diễn ra trong nội bộ cũng như bên ngoài đơn vị đó.

Thông thường, tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng hay tuyển dụng trợ lý thường ưu tiên nhiều hơn cho nữ giới vì công việc không yêu cầu nhiều về thể lực, phụ nữ dễ phù hợp với những yêu cầu tính cách cần có mà ngành nghề yêu cầu hơn. Tuy nhiên, một số vị trí yêu cầu trình độ chuyên môn và tinh thần chuyên nghiệp cao như công việc của trợ lý giám đốc, người ta vẫn giành cơ hội bình đẳng cho cả hai giới tham gia ứng tuyển.

Cơ hội tuyển dụng tại một số vị trí trong ngành 

4. Một số vị trí tuyển dụng hành chính/ thư ký/ trợ lý

4.1 Việc làm hành chính văn phòng

Khắp mọi tỉnh thành từ lớn tới nhỏ, khu vực từ nông thôn tới những vùng kinh tế trọng điểm, tìm việc làm nhân viên văn phòng vẫn chiếm số lượng đông đảo và nhận được sự quan tâm của rất nhiều ứng viên. Chỉ cần lên mạng, truy cập một trang web tuyển dụng chuyên nghiệp bất kỳ và gõ từ khóa tìm kiếm, ứng viên có thể dễ dàng tiếp cận với nguồn cầu khá lớn.

Trong đó, tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng tại TPHCM và tìm việc làm hành chính tại Hà Nội là một vài ví dụ về từ khóa tìm kiếm thông dụng nhất được mọi người tìm hiểu. Đây được coi là hai nơi tập trung nhiều việc làm nhân viên văn phòng nhất, đem tới cơ hội nghề nghiệp đa dạng và vô cùng phong phú.

• Chuyên viên hành chính

Là người hỗ trợ và phân bổ công việc của bộ phận hành chính, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thuận lợi, đạt được kết quả tốt

• Quản lý hành chính

Giám sát và quản lý các hoạt động công việc giờ hành chính của nội bộ doanh nghiệp

• Kế toán hành chính

Hệ thống và sử dụng những thông tin hành chính dưới dạng số liệu để quản lý, tính toán và kiểm soát các nguồn kinh phí, các loại vật tư, tài sản hành chính của đơn vị

• Trưởng phòng/Giám đốc hành chính (Chief Administrative Officer)

CAO là người chịu trách nhiệm quản lý hành chính (có liên quan tới nghiệp vụ Nhân sự nếu cần) của các đơn vị công ty, chịu trách nhiệm báo cáo tình hình trực tiếp tới tổng giám đốc điều hành

4.2 Việc làm Thư ký/Trợ lý

Để công việc diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn, ngày nay, người ta thường xuyên tuyển dụng thêm các thư ký, trợ lý cho nhiều ngành nghề khác nhau như trợ lý quản lý nhà hàng, trợ lý ca sĩ, trợ lý diễn viên...

Tuy nhiên, công việc thư ký và trợ lý phổ biến nhất, cũng đảm bảo yêu cầu công việc phù hợp với chuyên môn nhất, thì luôn liên quan mật thiết tới mảng hành chính.

• Tuyển dụng trợ lý giám đốc/Trợ lý tổng giám đốc

Từ khóa có khối lượng tìm kiếm nhiều nhất trong ngành nghề này vẫn luôn là tuyển trợ lý giám đốc vì có mức thu nhập được hứa hẹn hấp dẫn vô cùng. Tuy nhiên, để xứng đáng với đồng lương ấy, công việc của nghề này không hề nhẹ nhàng.

Họ vừa phải chịu trách nhiệm về lịch trình công tác cho giám đốc từ họp hành, làm việc, đi lại, đàm phán, tiếp đón đối tác... cho tới quá trình tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, xử lý và chuẩn bị toàn bộ những thông tin, tài liệu quan trọng khi lãnh đạo cần. Đôi khi, trợ lý cũng là người trực tiếp biên - phiên dịch cho sếp khi xử lý các nghiệp vụ ở nước ngoài.

Do đó, yêu cầu khi tuyển dụng của một trợ lý giám đốc, hoặc tổng giám đốc, luôn đề ra khá cao. Ứng viên cần có trình độ chuyên môn kinh tế, ngoại ngữ, quản trị và cả ngoại thương, cũng như có sự hiểu biết về hoạt động của doanh nghiệp. Các kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng biên - phiên dịch Anh - Việt, kỹ năng báo cáo, trình bày, giao tiếp, quản lý thời gian... đều được nhà tuyển dụng đề cao.

• Trợ lý kinh doanh

Người đảm nhận vị trí kinh doanh thường phải phụ trách việc theo dõi, phân tích và xây dựng báo cáo kinh doanh cho đơn vị. Nhờ vào những thông tin đó, người quản lý kinh doanh có thể đưa ra những quyết định thích hợp nhất. Những nghiệp vụ liên quan tới công việc kinh doanh hoặc Marketing đều có thể qua tay trợ lý xử lý trước khi đưa tới cấp trên.

Do đó, người ta thường yêu cầu ở các ứng viên kiến thức chuyên môn, am hiểu về kinh tế, ưu tiên các cử nhân tốt nghiệp từ những Đại học, Cao đẳng có chuyên ngành Kinh tế, Thương mại nổi bật. Ví dụ như: Đại học Thương mại, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Ngoại Thương, Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia,...

Yêu cầu đặt ra cho một trợ lý kinh doanh thông thường bắt buộc phải có chính là kỹ năng tập hợp, phân tích và xử lý dữ liệu, biết lập báo cáo khoa học, có kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu khách hàng, team work hiệu quả, có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản...

Ứng tuyển vào ngành nhân sự là một sự lựa chọn hợp lý cho người tìm việc làm giờ hành chính

• Trợ lý nhân sự

Là một phần được tách ra từ trợ lý hành chính, bản chất công việc của vị trí trợ lý nhân sự (Assistant HR Manager) thường xoay quanh các vấn đề, hoạt động phát sinh trong công việc nhân sự và hỗ trợ trưởng phòng nhân sự.

Trong đó có thể bao gồm việc xử lý các khoản phúc lợi của nhân viên được hưởng, báo cáo hiệu quả công tác, tiếp nhận những khiếu nại, thư từ, cuộc gọi, chuẩn bị tài liệu, quản lý việc chấm công và hồ sơ của nhân viên...

Ngoài các công tác văn phòng ra, trợ lý nhân sự còn góp phần thực hiện, tổ chức quá trình tuyển dụng, đào tạo cho nhân viên mới, hỗ trợ thu thập thông tin ứng viên và đăng tin tuyển dụng việc làm...

• Thư ký dự án

Còn được gọi là Project Secretary, các thư ký dự án hay thư ký công trình luôn chịu trách nhiệm cho các hoạt động hành chính ở những dự án, công trình nhiều ngành nghề đa dạng. Do tính chất công việc gắn liền với các dự án, công trình có thời hạn nên khi deadline tới gần, thư ký có thể sẽ được yêu cầu tăng ca để cùng hoàn thành đúng thời hạn đề ra.

Công việc cơ bản mà ứng viên cần nắm rõ của nghề này chính là thực hiện, hoàn tất các thủ tục, giấy tờ, các loại hóa đơn cần thiết khi đặt mua những vật tư, thiết bị, xử lý các cuộc gọi, thư từ... Đôi khi, việc lên kế hoạch họp bàn, công tác, hoặc hoạt động ngoại khóa đều do thư ký dự án tổ chức.

Vị trí này khá phù hợp với những ứng viên có năng lực tổ chức, lên kế hoạch, quản lý thời gian, tin học văn phòng, kỹ năng lập nhóm và team work tốt, có khả năng giao tiếp chuyên nghiệp, sáng tạo và biết tạo động lực cho mọi người hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời hạn đề ra.

• Thư ký Y khoa

Tại các bệnh viện vừa và nhỏ, do số lượng bệnh nhân tăng lên kéo theo lượng công việc cũng gia tăng chóng mặt. Do đó, nhu cầu tuyển dụng thư ký Y khoa tại đó cũng không hề suy giảm mà ngày càng mở rộng.

Tại đây, các thư ký Y khoa có trách nhiệm giải quyết những sự vụ về kinh tế y tế mà xã hội nói chung và bản thân các bệnh viện nói riêng yêu cầu đổi mới trong thời đại hiện nay. Họ vừa là người trợ giúp cho các y bác sĩ trong quá trình khám chữa bệnh mà còn hỗ trợ phục vụ phòng khám, bệnh viện. Đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa bệnh nhân và bệnh viện, thư ký Y khoa sẽ giúp nâng cao hiệu quả chăm sóc sức khỏe.

Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm lên kế hoạch mời các diễn giả để thực hiện những buổi tọa đàm nghiệp vụ tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành Y và các cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc, hoặc hỗ trợ đẩy mạnh quá trình tuyển dụng, giúp sinh viên có điều kiện kiến tập trong các bệnh viện uy tín, chất lượng.

5. Gợi ý chuẩn bị CV/hồ sơ xin việc hành chính/ thư ký/ trợ lý

Không chỉ riêng tìm việc làm ngành hành chính văn phòng mà trong bất cứ ngành nghề nào, sở hữu một bản CV, hồ sơ xin việc thích hợp cũng là lợi thế quan trọng giúp ứng viên gia tăng cơ hội tìm việc làm nhanh.

Với những ngành nghề có sự tuyển chọn khó khăn, cùng với mức độ cạnh tranh cao như nhóm nghề hành chính, trợ lý, thư ký thì lợi thế của một bản CV hoàn hảo, vừa thể hiện được hết ưu điểm của bản thân, vừa mang phong thái chuyên nghiệp và sắc sảo, sẽ khiến nhà tuyển dụng ấn tượng hơn về ứng viên ngay từ khi chưa gặp mặt lần đầu.

Do đó, khi nộp đơn tìm việc văn phòng, ứng viên nên tham khảo một số lưu ý trong việc xây dựng CV/hồ sơ xin việc như sau:

5.1 Nội dung cô đọng, thông tin đắt giá

• Về kỹ năng: Hãy lựa chọn những kỹ năng cơ bản và nâng cao mà ứng viên thực sự thành thạo có liên quan tới công việc của nhân viên hành chính để gây ấn tượng từ đầu, ví dụ như: giao tiếp, quản lý, đàm phán, xử lý tình huống, xây dựng kế hoạch, tin học văn phòng...
• Về kinh nghiệm, thành tích: Không liệt kê dài dòng mà tập trung vào những kinh nghiệm và thành tựu liên quan tới vị trí tuyển dụng văn phòng, ví dụ như đạt giải thưởng cuộc thi quản lý giỏi, tổ chức bao nhiêu cuộc tuyển dụng...
• Về thông tin cá nhân: Cần đầy đủ, chính xác, đi thẳng vào trọng tâm

5.2 Hình thức đẹp mắt, chuyên nghiệp

• Lưu ý thể hiện sự khoa học và chuyên nghiệp trong quá trình thiết kế và sắp xếp các nội dung trong bản CV
• Đặt những thông tin quan trọng vào vị trí trung tâm, ví dụ như kinh nghiệm và kỹ năng
• Ngôn từ súc tích, ngắn gọn, câu chữ rành mạch, tuyệt đối không sai lỗi chính tả
• Bố cục chỉnh tề, cẩn thận, ngay hàng thẳng lối

5.3 Một số mẫu CV tham khảo

Để có thể tự tin hơn khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, ứng viên có thể tham khảo một số mẫu CV sẵn có như sau:

Mẫu CV hành chính tham khảo số 1

Mẫu CV hành chính tham khảo số 2

Hiện nay, các trang web tuyển dụng chuyên nghiệp đều có tính năng hỗ trợ ứng viên chuẩn bị và xây dựng mẫu CV tương đối hoàn chỉnh, nhất là với ngành nghề hành chính, trợ lý và thư ký.

Timviec.com.vn cũng là một trong những địa chỉ hỗ trợ ứng viên tiện dụng nhất, cung cấp vô số các mẫu CV đa dạng để người dùng thỏa thích lựa chọn. Hàng nghìn người đã thiết lập CV và dễ dàng ghi điểm với nhà tuyển dụng nhờ vào điều đó.

Bằng những thông tin trên đây, hi vọng người đọc đã có thể hiểu thêm nhiều điều về ngành nghề Hành chính - Thư ký - Trợ lý để từ đó tìm được cơ hội việc làm phù hợp với mình nhất.